Prawidłowa ewidencja odpadów to obowiązek każdego przedsiębiorcy gospodarującego odpadami. Jednym z kluczowych narzędzi w systemie BDO jest karta ewidencji odpadów. Jej rzetelne wypełnianie ma nie tylko znaczenie formalne, ale także wpływa na poprawność sprawozdań i bezpieczeństwo prawne firmy. Sprawdź, czym jest karta BDO, jak ją prowadzić i jakie błędy warto wyeliminować już na starcie.
Karta ewidencji odpadów – podstawa dokumentowania gospodarki odpadami
Karta ewidencji odpadów (KEO) to dokument tworzony w systemie BDO, który służy do bieżącego dokumentowania ilości wytwarzanych i przekazywanych odpadów danego rodzaju. Wpisy w karcie powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego kodu odpadu oraz dla każdego miejsca jego powstania.
Zobacz również: Definicja BDO i powiązania prawne
Karta ewidencji odpadów to element obowiązkowy dla firm, które zgodnie z przepisami ustawy o odpadach są zobowiązane do prowadzenia pełnej ewidencji. Dokument ten nie tylko porządkuje informacje na potrzeby sprawozdań rocznych, ale także pozwala udowodnić, że odpady są przekazywane legalnie – wyłącznie podmiotom uprawnionym i zarejestrowanym w BDO.
Jak poprawnie prowadzić karty BDO?
System BDO działa w pełni elektronicznie – oznacza to, że wszystkie karty ewidencji odpadów BDO są tworzone i aktualizowane wyłącznie online, bez możliwości prowadzenia dokumentacji w formie papierowej (z nielicznymi wyjątkami, np. awarii systemu).
Każda karta odpadów BDO powinna zawierać dane dotyczące m.in. ilości wytworzonych odpadów, ich rodzaju, daty przekazania oraz odbiorcy. Należy je aktualizować na bieżąco, z reguły nie później niż w ciągu 30 dni od dnia powstania odpadu – jest zgodne z praktyką i zaleceniami, choć przepisy nie precyzują dokładnie terminu. Prowadzenie kart nierzetelnie, z opóźnieniem lub bez wymaganych danych, może skutkować błędami w sprawozdaniach i karami administracyjnymi. Warto też pamiętać, że system automatycznie łączy dane z kart przekazania odpadów (KPO) ze wpisami w KEO – niespójności mogą zostać szybko wychwycone przez organy kontrolne.
Najczęstsze błędy i dobre praktyki w prowadzeniu kart ewidencji
Prawidłowe prowadzenie kart ewidencji wymaga znajomości przepisów, systematyczności i stosowania się do zaleceń Głównego Inspektoratu Ochrony Środowiska. Poniżej zestawienie najczęściej popełnianych błędów oraz praktyk, które ułatwiają zarządzanie ewidencją:
- błędne przypisywanie kodów odpadów (np. zbyt ogólne lub nieaktualne oznaczenia),
- brak aktualizacji kart w terminie 30 dni od powstania odpadu,
- mylenie kart ewidencji z kartami przekazania – to dwa odrębne dokumenty,
- niewłaściwe wpisywanie masy odpadu (np. przybliżone, szacowane dane bez ważenia),
- nieprzypisywanie odpadów do właściwego miejsca powstawania (gdy firma ma kilka lokalizacji),
- brak regularnego przeglądu wprowadzonych danych pod kątem spójności ze sprawozdaniem rocznym,
- brak przypisania odpowiedzialnej osoby w organizacji za kontrolę poprawności dokumentacji.
Stosując jasne wewnętrzne procedury, a także powierzając prowadzenie kart doświadczonym osobom lub firmom zewnętrznym, można znacząco ograniczyć ryzyko błędów formalnych.
Karta BDO a odpowiedzialność – o czym trzeba pamiętać?
Choć karta ewidencji odpadów może wydawać się jedynie technicznym dokumentem, jej znaczenie dla zgodności z prawem jest ogromne. Błędy lub braki w ewidencji mogą skutkować grzywnami sięgającymi nawet 500 000 zł. Należy pamiętać, że karta odpadów to element obowiązkowy, a jej brak traktowany jest jak nieprowadzenie ewidencji w ogóle. W przypadku kontroli inspektora WIOŚ lub urzędu marszałkowskiego, dane zawarte w kartach będą jednym z pierwszych dokumentów podlegających weryfikacji. Dlatego rzetelne prowadzenie kart powinno być wpisane na stałe w procedury środowiskowe firmy.
Przeczytaj także jakie są pozostałe obowiązki ewidencyjne w BDO.
Systematyczność i transparentność w kartach BDO to dziś nie tylko wymóg, ale też element budowania odpowiedzialnego wizerunku przedsiębiorstwa.
Potrzebujesz kontenera?
Dowiedz się więcej
